A formal email should make the request easy to understand and answer. This model asks to reschedule an appointment and offers specific alternatives.
The idea
Begin with an appropriate formal greeting and identify the appointment. Explain briefly why you need a change. Offer two possible times and ask which suits the recipient. Keep formal Sie/Ihnen/Ihr forms consistent and capitalized. Mit freundlichen Grüßen is a standard closing without an added comma. The model is independent practice, not an official exam answer.
Read the text
Sehr geehrte Frau Weber,
ich habe am Dienstag um 10 Uhr einen Termin bei Ihnen. Leider kann ich nicht kommen, weil ich an diesem Tag arbeiten muss. Wäre ein neuer Termin am Donnerstag oder Freitag möglich? An beiden Tagen habe ich ab 14 Uhr Zeit. Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen passt.
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Mit freundlichen Grüßen Nora Berger
Examples
- Sehr geehrte Frau Weber,
- ich schreibe Ihnen wegen meines Termins.
- Leider kann ich am Dienstag nicht kommen.
- Wäre ein Termin am Donnerstag möglich?
- Vielen Dank für Ihre Hilfe.
- Mit freundlichen Grüßen
Read-aloud uses a synthetic German voice available on your device. Voice quality and availability vary; it does not assess your pronunciation.
No German device voice is available. You can still read the text and use the linked listening resources.
Watch out
Do not write a long apology that hides the request. Give enough detail for the recipient to respond, without adding unnecessary personal information.
Try it yourself
Vielen Dank für ___ Hilfe. (Sie)
Show answer or example answer
Ihre
Formal your is capitalized Ihr; feminine Hilfe takes Ihre.
Mit freundlichen ___
Show answer or example answer
Grüßen
The conventional closing is Mit freundlichen Grüßen.
Leider ___ ich am Dienstag nicht kommen. (können)
Show answer or example answer
kann
With ich, können becomes kann; the infinitive kommen stays at the end.
Practice round
Answer three questions, then rebuild three German sentences. We keep your score.
Vielen Dank für ___ Hilfe. (Sie)
Mit freundlichen ___
Leider ___ ich am Dienstag nicht kommen. (können)
Tap the words in the right order.
Tap the words in the right order.
Tap the words in the right order.
Keep your progress
Sign up for free to save your practice results in your account and carry on with the story in the game.
Sign up to saveI already have an accountUse it today
Draft a rescheduling email with a different day and reason. Check the greeting, formal address, verb placement and two workable alternatives.