Polite speech, or teineigo, helps maintain a respectful distance when addressing a customer, colleague or unfamiliar person.

The idea

Use です after nouns and na-adjectives, and a verb’s stem plus ます for polite non-past. Change ます to ません or ました for negative or past. With an i-adjective, add です to its already inflected form: 分かりやすかったです.

Patterns to compare
PlainPolite
送おくる送おくります
送おくらない送おくりません
送おくった送おくりました
静しずかだ静しずかです
分わかりやすかった分わかりやすかったです

Examples

  • こちらは会議室かいぎしつです。This is the meeting room.
  • 明日あした、資料しりょうを送おくります。I will send the documents tomorrow.
  • 今日きょうは担当者たんとうしゃがいません。The person in charge is not here today.
  • 昨日きのう、駅えきで先生せんせいに会あいました。I met my teacher at the station yesterday.
  • この店みせは静しずかで、便利べんりです。This shop is quiet and convenient.
  • 先週せんしゅうの説明せつめいは分わかりやすかったです。Last week’s explanation was easy to understand.

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Watch out

です and ます address the listener politely; they do not by themselves elevate the person described as honorific verbs do. Match the situation and relationship, and keep endings consistent across a polite exchange.

Try it yourself

  1. 明日あした、資料しりょうを送おくる → 送おくり＿。

    Show answer or example answer

    ます

    送る becomes 送ります: the stem 送り takes ます.

  2. 昨日きのう、先生せんせいに会あう → 会あい＿。

    Show answer or example answer

    ました

    会う becomes 会いました: ました marks polite past.

  3. 担当者たんとうしゃはいない → 担当者たんとうしゃはい＿。

    Show answer or example answer

    ません

    いない becomes いません: ません marks polite negation.

  4. 説明せつめいは分わかりやすかった → 分わかりやすかった＿。

    Show answer or example answer

    です

    The adjective already carries past tense in 分かりやすかった; add です for politeness.

Use it today

Tell a colleague you will send documents tomorrow, then report a past meeting and an absence politely.