Facilitating a meeting in Japanese

A facilitator opens the meeting, gives others a turn and makes the next action clear.

The idea

Use まず to introduce the first item and ご意見をお聞かせください to invite views politely. まとめると signals a summary; 次回までに sets a deadline for an action.

Patterns to compare
Japanese	Meaning
まず、議題ぎだいを確認かくにんしましょう。	First, let’s confirm the agenda.
この案あんについて、ご意見いけんをお聞きかせください。	Please share your thoughts on this proposal.
ここまでの意見いけんをまとめると、予算よさんの確認かくにんが必要ひつようです。	To summarize the views so far, we need to check the budget.
では、次回じかいまでに私わたしが予算よさんを確認かくにんします。	Then I will check the budget before the next meeting.

それでは、本日ほんじつの会議かいぎを始はじめます。Let’s begin today’s meeting.
まず、議題ぎだいを確認かくにんしましょう。First, let’s confirm the agenda.
この案あんについて、ご意見いけんをお聞きかせください。Please share your thoughts on this proposal.
田中たなかさん、いかがでしょうか。Ms Tanaka, what do you think?
ここまでの意見いけんをまとめると、予算よさんの確認かくにんが必要ひつようです。To summarize the views so far, we need to check the budget.
では、次回じかいまでに私わたしが予算よさんを確認かくにんします。Then I will check the budget before the next meeting.

Read-aloud uses a synthetic Japanese voice available on your device. Voice quality and availability vary; it does not assess your pronunciation.

A summary of opinions is not automatically a decision. Confirm agreement before presenting an action as settled.

「まず、＿を確認かくにんしましょう。」（議題ぎだい／予算よさん）
Show answer or example answer
議題
議題 is the agenda, the subject to confirm first.
「ご意見いけんをお聞きかせ＿。」（ください／ました）
Show answer or example answer
ください
ください completes a polite request to share an opinion.
「ここまでの意見いけんを＿と、予算よさんの確認かくにんが必要ひつようです。」（まとめる／始める）
Show answer or example answer
まとめる
まとめると introduces a summary of the opinions so far.

Open a meeting, invite a colleague’s view, summarize the discussion and state who will check the budget by the next meeting.