Writing clear sequential instructions in Japanese

The idea

Use まず for the first step, 次に for the next and 最後に for the last. 開いたら makes opening the folder a prerequisite; 送信する前に places the check before sending, and 確認した後で places saving after the check. End each instruction with てください.

Examples

• まず、共有きょうゆうフォルダーを開ひらいてください。First, open the shared folder.
• フォルダーを開ひらいたら、申込書もうしこみしょをダウンロードしてください。Once you have opened the folder, download the application form.
• 次つぎに、名前なまえと連絡先れんらくさきを記入きにゅうしてください。Next, fill in your name and contact details.
• 送信そうしんする前まえに、記入きにゅうした内容ないようを確認かくにんしてください。Before sending, check the information you entered.
• 確認かくにんした後あとで、ファイルを保存ほぞんしてください。After checking, save the file.
• 最後さいごに、保存ほぞんしたファイルをメールで送おくってください。Finally, send the saved file by email.

Watch out

Do not confuse 前に with 後で: reversing them changes the order. Use the dictionary form before 前に and the past form before 後で. Name the file or destination when the reader might not know it.

Try it yourself

1. 送信そうしんする＿、内容ないようを確認かくにんしてください。（前まえに／後あとで）

   Show answer or example answer

   前に

   前に means “before”: the check must happen before sending.

2. フォルダーを開ひらい＿、ファイルを選えらんでください。（たら／る前まえに）

   Show answer or example answer

   たら

   たら follows 開いた to make opening the folder the condition for choosing the file.

3. 確認かくにんした＿、ファイルを保存ほぞんしてください。（後あとで／前まえに）

   Show answer or example answer

   後で

   後で means “after”: save only after checking.

Use it today

Write instructions for submitting a document: include a first step, a check before sending, and a final step. Read them in order and check that no prerequisite is missing.