Apologising to a customer for a delay

The idea

Use お待たせして、申し訳ございません to apologise for keeping someone waiting. 遅れております is a polite way to report a delay; 予定です marks a plan, not a guarantee. しましたら introduces the action after completion, and お知らせいたします humbly describes your own notification.

Examples

• ご注文ごちゅうもんの商品しょうひんの発送はっそうが遅おくれております。Shipment of the item you ordered is delayed.
• お待おまたせして、誠まことに申もうし訳わけございません。We sincerely apologize for keeping you waiting.
• 現在げんざい、発送はっそうの準備じゅんびを進すすめております。We are currently preparing it for shipment.
• 発送はっそうは明日あしたの予定よていです。Shipment is scheduled for tomorrow.
• 発送はっそうが完了かんりょうしましたら、メールでお知しらせいたします。Once it has shipped, we will let you know by email.
• ご迷惑めいわくをおかけして、申もうし訳わけございません。We apologize for the inconvenience.

Watch out

Do not present an estimate as a confirmed delivery date: 発送 means dispatch, not arrival. Give a date only when you have a reliable plan.

Try it yourself

1. 「お待またせして、誠まことに申もうし訳わけ＿。」（ございません／ください）

   Show answer or example answer

   ございません

   ございません completes the formal apology 申し訳ございません.

2. 「発送はっそうは明日あしたの＿です。」（予定よてい／完了かんりょう）

   Show answer or example answer

   予定

   予定 identifies tomorrow as the planned dispatch date; 完了 would mean completion.

3. 「発送はっそうが完了かんりょうしましたら、メールでお知しらせ＿。」（いたします／なさいます）

   Show answer or example answer

   いたします

   いたします is the humble form used for your own action; なさいます refers respectfully to someone else’s action.

Use it today

Tell a customer that dispatch is delayed, apologise, give the planned dispatch date and say how you will update them.