Draft a message asking a contact to send the latest documents for a meeting.

The idea

Give the subject, greet the recipient and explain the purpose before asking. 恐れ入りますが softens the request; お送りいただけますでしょうか asks politely whether the recipient can send it. 可能でしたら introduces a flexible condition, and までに sets the deadline.

Examples

  • 件名：資料しりょう送付そうふのお願ねがいSubject: Request for documents
  • いつもお世話せわになっております。Thank you for your continued support.
  • 来週らいしゅうの会議かいぎに向むけて、資料しりょうを準備じゅんびしております。I am preparing documents for next week’s meeting.
  • 恐おそれ入いりますが、最新さいしんの資料しりょうをお送おくりいただけますでしょうか。Could you please send me the latest documents?
  • 可能かのうでしたら、金曜日きんようびまでにお送おくりいただけますと幸さいわいです。If possible, I would appreciate receiving them by Friday.
  • お忙いそがしいところ恐縮きょうしゅくですが、よろしくお願ねがいいたします。I apologize for troubling you when you are busy, and thank you for your help.

Read-aloud uses a synthetic Japanese voice available on your device. Voice quality and availability vary; it does not assess your pronunciation.

Watch out

いただく refers to receiving the other person’s action; いたします describes your own action. Do not make a deadline sound optional if it is actually firm: state the constraint clearly and politely.

Try it yourself

  1. 資料しりょうをお送おくり＿でしょうか。（いただけます／いたします）

    Show answer or example answer

    いただけます

    いただけます asks whether you can receive the recipient’s action; いたします would describe your own action.

  2. 金曜日きんようび＿お送おくりいただけますと幸さいわいです。（までに／から）

    Show answer or example answer

    までに

    までに marks the latest time for sending; から means “from”.

  3. お忙いそがしいところ＿ですが、よろしくお願ねがいいたします。（恐縮きょうしゅく／最新さいしん）

    Show answer or example answer

    恐縮

    恐縮 acknowledges the inconvenience; 最新 means “latest” and cannot express an apology.

Use it today

Write a request for a document: add a subject, context, specific request, deadline and closing. Check the recipient and date before sending.