Revise Japanese writing for a formal audience

The idea

State the delay and apologize, explain the cause briefly, then give the next action. Use 申し訳ございません for the apology, お送りします or お送りいたします for your own action, and ご確認いただけますでしょうか to request the recipient’s action. Keep the です・ます endings consistent.

Examples

• 資料しりょうの送付そうふが遅おくれ、申もうし訳わけございません。I apologize for the delay in sending the documents.
• 確認かくにんに予想よそうより時間じかんを要ようしました。The review took longer than expected.
• 修正しゅうせいした資料しりょうを本日ほんじつお送おくりいたします。I will send the revised documents today.
• お手数てすうをおかけしますが、内容ないようをご確認かくにんいただけますでしょうか。I apologize for the trouble, but could you check the contents?
• ご意見いけんがございましたら、金曜日きんようびまでにお知しらせください。If you have comments, please let me know by Friday.
• 今後こんごは提出ていしゅつまでの日程にっていを見直みなおします。In future, I will revise the schedule leading up to submission.

Watch out

Honorifics depend on who acts: いたします humbles your action; なさいます honors someone else’s. Politeness cannot compensate for an unclear deadline or an invented reason. Preserve the facts while revising.

Try it yourself

1. お手数てすうをおかけしますが、ご確認かくにん＿でしょうか。（いただけます／くれる）

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   いただけます

   いただけます forms a polite request for the recipient to check; くれる does not fit before でしょうか here.

2. 資料しりょうを本日ほんじつお送おくり＿。（いたします／なさいます）

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   いたします

   いたします humbly describes the sender’s action; なさいます refers respectfully to another person’s action.

3. ご意見いけんが＿、お知しらせください。（ございましたら／あるじゃん）

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   ございましたら

   ございましたら is the polite conditional “if there are”; あるじゃん is conversational and unsuitable here.

Use it today

Rewrite a note about a delayed document for a client. Apologize, state when you will send it, request a check and give a deadline; check the actor and ending of each sentence.