A useful follow-up records what was agreed and makes the next action clear.

The idea

Thank the recipient, then state why you are writing. Summarize decisions with ことで合意しました, name the person responsible and use までに for the deadline. Close with a polite request to check or correct the summary.

Examples

  • 本日ほんじつは、お打うち合あわせのお時間じかんをいただき、ありがとうございました。Thank you for meeting with us today.
  • 協議きょうぎした内容ないようを確認かくにんするため、ご連絡れんらくいたしました。I am writing to confirm the points discussed.
  • 提案ていあんを修正しゅうせいすることで合意ごういしました。We agreed to revise the proposal.
  • 修正しゅうせいした資料しりょうは金曜日きんようびまでに私わたしからお送おくりします。I will send the revised document by Friday.
  • スケジュールをご確認かくにんいただけますでしょうか。Could you please check the schedule?
  • 誤あやまりがございましたら、お知しらせください。Please let me know if anything is incorrect.

Read-aloud uses a synthetic Japanese voice available on your device. Voice quality and availability vary; it does not assess your pronunciation.

Watch out

Do not present an undecided proposal as an agreement. までに gives a deadline, while まで describes continuation up to a time; verify names and dates before sending.

Try it yourself

  1. 提案ていあんを修正しゅうせいすることで＿しました。（合意ごうい／参加さんか）

    Show answer or example answer

    合意

    合意 completes the phrase for reaching an agreement; 参加 means participation.

  2. 金曜日きんようび＿資料しりょうを送おくります。（までに／まで）

    Show answer or example answer

    までに

    までに marks the latest time by which the document will be sent.

  3. スケジュールを＿いただけますでしょうか。（ご確認かくにん／ご確認かくにんを）

    Show answer or example answer

    ご確認

    ご確認いただけますでしょうか politely asks the recipient to check; omit を in this construction.

Use it today

Write a follow-up thanking a colleague, recording one decision and naming an owner and deadline. Ask them to correct any errors.