Writing a structured proposal in Japanese

The idea

State the goal with ため, describe the current problem and give a concrete observation. Use そこで to introduce a response, then specify a trial and how to evaluate it. したうえで means a decision follows a completed check. Close by asking for feedback politely.

Examples

• 会議かいぎの時間じかんを短みじかくするため、事前じぜんに資料しりょうを共有きょうゆうすることを提案ていあんします。To shorten meetings, I propose sharing materials in advance.
• 現在げんざいは、資料しりょうの説明せつめいに多おおくの時間じかんがかかっています。Currently, explaining the materials takes a lot of time.
• 先月せんげつの会議かいぎでは、説明せつめいに平均へいきん３０分ぷんかかりました。At last month’s meetings, explanations took 30 minutes on average.
• そこで、会議かいぎの前日ぜんじつまでに資料しりょうを送おくり、質問しつもんを集あつめます。I therefore propose sending the materials by the day before each meeting and collecting questions.
• まず、１か月げつ試ためして、会議かいぎの時間じかんを比較ひかくします。First, we will try this for one month and compare meeting times.
• 準備じゅんびの負担ふたんも確認かくにんしたうえで、継続けいぞくするかどうかを決きめたいと考かんがえています。After also checking the preparation workload, I would like to decide whether to continue.
• この案あんについて、ご意見いけんをいただけますと幸さいわいです。I would appreciate your feedback on this proposal.

Watch out

Do not present an expected benefit as a proven result. The 30-minute figure is an illustrative observation; the trial must measure both meeting time and preparation workload. Keep the proposal and the request distinct.

Try it yourself

1. 会議かいぎを短みじかくする＿、資料しりょうを共有きょうゆうします。（ため／ので）

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   ため

   ため expresses the purpose of sharing materials: shortening the meeting.

2. 課題かだいを示しめしました。＿、資料しりょうを事前じぜんに送おくります。（そこで／しかし）

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   そこで

   そこで links the stated problem to the proposed response; しかし would signal a contrast.

3. 負担ふたんを確認かくにんした＿、継続けいぞくを決きめます。（うえで／だけで）

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   うえで

   うえで places the decision after checking the workload; だけで means only by doing so.

Use it today

Write a proposal for improving a recurring meeting. Include the problem, evidence, an action, a trial, an evaluation and a polite request.